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TEMOIGNAGE de Francis ZENTZ sur la conception et gestion du temps.

Francis ZENTZ est un homme au parcours riche et atypique : il a débuté sa carrière professionnelle dans un univers technique en tant qu’ingénieur en physique des matériaux, puis, il s’est tourné vers le métier de technico-commercial à l’export pendant 10 ans. Par la suite, il découvre la formation professionnelle, qui sera une révélation pour lui. Depuis 15 ans : il est Formateur, Coach et Conférencier. Au sein de son cabinet « Orizons Conseils », il aborde la communication, la gestion des conflits, la prise de parole en public, le team management… Francis ZENTZ fort de sa grande expertise dans de nombreux domaines dont la gestion du temps, nous livre des conseils précieux et efficaces pour mieux manager son temps au quotidien.

Que signifie le temps ?

FZ : « Il est divisible en trois axes : biologique, contraint, choisi. L’aspect biologique est peut-être le plus important car chaque seconde qui passe, est une seconde de notre vie. La gestion du temps, signifie en fait gérer notre vie. La durée de notre vie étant limitée, notre temps est limité lui aussi. Le temps lui-même existe avant et après notre vie. Nous pouvons voir cela de façon globale, du point de vue de notre vie personnelle ou professionnelle. J’ai lu l’ouvrage d’un psychologue américain : Mihaly Csyksentmihalyi, intitulé « vivre ». Il définit le mot « vie » comme étant l’ensemble des expériences que nous traversons du matin au soir. Je crois que la gestion du temps c’est un peu cela aussi. Finalement, La question à se poser est : comment est-ce que l’on vit ? Qu’est ce que l’on peut faire pour bien vivre ? Son concept se nomme « flux » : en anglais, cela devient le « flow ». Ceci correspond à l’état dans lequel on se trouve lorsque l’on vit une expérience optimale avec une efficacité optimale. Il peut aussi s’agir d’un état de bonheur ou d’un état de béatitude au travail.

Existe-t-il des sous catégories du temps biologique ?

FZ : Il y a une partie qui est contrainte, nous avons des horaires qui sont limités avec un temps limité pour faire un certain travail. Dans ce sens là, il y a des contraintes, qui sont généralement liées à l’environnement professionnel, économique et social. Par rapport à ce dernier nous devons faire des choix entre le temps dont nous disposons et aux contraintes que nous avons.

Qu’entendez-vous par le terme « gestion du temps » ?

FZ : Dans les formations et les conférences que j’anime, j’appelle cela la gestion du temps et des priorités. Longtemps je me suis demandé pourquoi garder un titre aussi long (la gestion du temps c’est la capacité à être court et concis) mais je vois la nécessité de ces deux aspects. La gestion du temps, c’est notre organisation face aux tâches qui nous attendent. Deux personnes qui ont le même travail à faire, ne vont peut-être pas le réaliser de la même manière. L’une des deux aura donc fini avant l’autre. En gestion des priorités, on se demandera : Par quoi commencer ? Est-ce important pour moi (pour ce travail, pour l’entreprise…) ? La gestion des priorités revient à mettre l’accent sur le « choisir » ; Nous avons l’impression de choisir notre vie alors que nous ne le faisons pas autant que nous le pourrions. Tout l’enjeu est ici : définir ses priorités, c’est-à-dire faire des choix.

Ainsi, pourrions-nous dire que l’efficacité renvoie à la gestion des priorités et l’efficience correspond à la gestion du temps ?

FZ : Après, tout dépend du sens que nous attribuons à efficacité et efficience. Je pense qu’il faut réfléchir sur les questions suivantes en prenant un instant hors du temps pour se recentrer sur soi-même. Quelles sont mes priorités à un instant donné ? Comment travailler en accord avec mes priorités ? Cela pourrait être l’efficience. Il y a cet aspect de réflexion et de désignation de ses priorités. C’est prendre du recul finalement. Dans notre travail, dans notre quotidien, nous avons « le nez dans le guidon », ce qui fait que nous ne prenons pas suffisamment ce temps pour voir où nous souhaiterions aller.

Pourquoi la gestion du temps prend une telle place de nos jours ?

FZ : Elle a toujours été d’actualité. Elle l’est de plus en plus car nous sommes dans l’ère de la communication. Cette dernière est ultrarapide, toutes les informations sont disponibles pratiquement instantanément. La gestion du temps devient la gestion des informations. C’est une question de rapidité, il faut réagir efficacement. Pour pouvoir y arriver, il faut pouvoir de temps en temps prendre du recul. Nous voulons tous être réactifs. Nous ne prenons pas le temps de nous poser les bonnes questions : Est-ce que je vais dans la bonne direction en ce moment ou non ? Si nous ne prenons pas auparavant ce temps de la réflexion, en général les dégâts sont déjà faits, lorsque nous commençons à y penser.

Est-ce que vous pensez que l’être humain, dont les capacités d’adaptation suivent une fonction logique, peut suivre la cadence d’une évolution technologique quasi exponentielle ?

FZ : Nous avons depuis 10 ou 15 ans, une quantité d’informations qui est phénoménale. Il faut pouvoir faire le tri dans ces informations. Il ne faut pas perdre son temps à lire tout ça, car nous ne pouvons assimiler autant d’informations. Pour pouvoir faire le tri encore faut-il que nous ayons une vision claire et que nous sachions dans quelle direction aller. D’où la nécessité de réfléchir régulièrement sur nos priorités. C’est quelque chose qui manque dans la vie d’une entreprise et chez beaucoup de managers. La quantité de travail devient de plus en plus importante. Ils pensent ne pas pouvoir gérer ou ne pas avoir le temps de gérer. La priorité des priorités consiste à réfléchir à nos priorités.

Pouvons-nous analyser ce manque de gestion du temps par un manque d’apprentissage des individus avant l’intégration dans l’entreprise ?

FZ : La gestion du temps n’est pas innée, nous l’apprenons par imitation consciente et inconsciente des personnes qui sont autour de nous : nos parents, nos professeurs, nos collègues. Nous développons un comportement, que nous n’avons pas forcément choisi, mais qui nous semble normal et naturel. La question est de réfléchir à la manière dont nous réagissons face à l’organisation de notre travail. Il faudrait que nous apprenions très tôt à gérer nos priorités, à savoir ce qui est important dans la vie. Nous perdons beaucoup de temps dans de multiples domaines. Ce temps perdu pourrait être utilisé plus efficacement.

Le mimétisme est le premier ressort de l’être humain pour se bâtir ?

FZ : Je ne mettrai pas l’accent à 100 % là-dessus, mais c’est l’un des aspects qui fait que nous gérons notre temps. Une fois devenu adulte, nous réfléchissons, nous nous posons des questions, cependant c’est plus difficile de changer après avoir acquis un modèle de fonctionnement initial. Nous en possédons tous un, il constitue nos zones de confort. Et pour avoir une véritable gestion du temps, il faut précisément sortir de ces zones de confort.

La gestion du temps et la flexibilité sont-elles compatibles ?

FZ : La flexibilité réside dans la capacité et la nécessité de s’adapter pour ajuster notre agenda en fonction des événements et des urgences et à être en phase avec ce que nous avions prévu. Il m’arrive d’entendre en formation des personnes faire le constat suivant : « il y a des urgences et j’ai beau planifier, je ne peux pas tenir le planning que j’ai prévu. ». Ils gèrent des urgences à longueur de journées, mais ne gèrent pas leurs priorités. La flexibilité est nécessaire : ce n’est pas parce que nous avons planifié et défini nos priorités, qu’il ne faut pas changer son agenda. La flexibilité fait partie de la gestion du temps. Ces deux notions sont indissociables. Tout dépend également de la manière dont nous définissons le terme urgence : j’avais un collègue de travail qui me citait sans cesse Nicolas Boileau : « ce qui se conçoit bien s’énonce clairement et les mots pour le dire arrivent aisément ». Nous devons avoir une vision claire, de la gestion du temps et des mots tels que « priorités » et « urgences ». Ces termes peuvent avoir des significations différentes selon les personnes. Par exemple, lorsque vous recevez un mail dans lequel le destinataire a inscrit « urgent », vous avez l’impression qu’il faut le faire tout de suite et vous le faites. Vous avez géré l’urgence. Puis, vous voyez la personne, vous lui demandez si elle a bien reçu votre mail et elle vous déclare que cela pouvait attendre lundi. La notion d’urgence est très relative, c’est pour cela que nous parlons de « priorités » plutôt que d’urgence. La priorité est le concept qui permet de gérer ce qui est important pour nous. Il y a deux critères pour évaluer une priorité : l’urgence qui renvoie au délai imparti pour le faire et l’importance qui met en évidence l’adéquation ou non de nos objectifs au sein de l’équipe, du service ou de l’entreprise. Il y a des urgences qui sont importantes et d’autres non.

La gestion du temps c’est « prévoir, hiérarchiser, planifier ». Est-ce réalisable à court terme pour des tâches ponctuelles et des imprévus ?

FZ : Hiérarchiser renvoie aux priorités. Il faut définir ses priorités, les hiérarchiser pour ensuite pouvoir planifier. Pour définir ses priorités, il faut définir ses objectifs à court, moyen et long termes. Planifier, c’est établir les actions futures. Ces actions permettront d’atteindre nos objectifs. La gestion du temps est un temps passé de manière efficace. Il faut basculer de l’idée vers l’action. En ne prenant pas le temps de bien clarifier nos idées en termes d’objectifs, nous sommes dans l’erreur. Souvent, nous passons à l’action sans réflexion préalable. Le fait d’établir un plan d’action, permettra dans le futur de mener parallèlement plusieurs tâches. Prévoir, c’est définir où je veux aller. Pour aller dans cette direction-là, qu’est-ce qui est important dans un premier temps ? C’est cela hiérarchiser. Et après, qu’est-ce que je peux mettre en place dans mes actions pour en être à ce stade-là dans six mois. La gestion du temps s’acquiert, elle nécessite un travail sur soi. Il faut constamment se remettre en question et chercher ce que nous pouvons améliorer. La difficulté est d’accepter que nous avons eu un problème. Comme disait Kennedy : « Lorsque vous commettez une deuxième fois une erreur, cela devient une faute. ». En France, lorsque nous commettons une erreur, nous avons l’impression que c’est une faute. Nous pourrions percevoir une situation comme un moment d’apprentissage. Le fait de reconnaître son erreur permet d’avancer.

Vous mettez en avant les différentes acceptions que peut prendre la faute dans les sociétés Anglo-saxonnes et européennes, est ce que vous pensez que ce manque d’empirisme retarde nos sociétés ?

FZ : Oui, il est certain que cela nous ralentit. Un psychanalyste français, gourou du marketing a fait une étude sur l’impact culturel. Il explique que face à une erreur, le japonais ressentira de la honte (le hara-kiri). Le français rejettera la faute sur quelqu’un d’autre. Aux États-Unis, on cherchera à l’encourager, « allez vas-y, relève-toi et recommence ». Il ne s’agit pas d’occulter l’erreur et de penser que ce n’est rien. Il s’agit d’un apprentissage pour percevoir le côté positif de l’erreur et en tirer profit. C’est aussi se remettre en cause personnellement.

Grâce à votre expérience en entreprise, avez-vous perçu si ce besoin de repères et de compréhension diffère selon le niveau hiérarchique ?

FZ : Nous pourrions croire en effet qu’il est plus important à la base mais il est présent à tous les niveaux. La difficulté est de trouver le temps pour expliquer. Si le chef d’entreprise a une certaine vision, encore faut-il qu’il arrive à la faire partager. Il faut que ses collaborateurs l’expliquent à leurs n-1 et qu’ils soient compris et ainsi de suite. C’est la qualité de ce travail d’explication qui est primordiale. La communication interne représente un pilier de la transmission d’informations. D’une manière générale, les chefs d’entreprise souhaitent que leurs collaborateurs soient plus efficaces. Dans leur façon de gérer les priorités, ils donnent des exemples. Les salariés, par imitation, adoptent le même type de comportements que leur manager. Si celui-ci les interrompt sans cesse, ils répéteront ce modèle. Un des principes de base de la gestion du temps est de ne pas être dérangé sans cesse. Nous parlons ici d’un phénomène en cascade ou d’un effet de dominos. Il faut aussi prendre en compte que le chef d’entreprise a des priorités différentes. Nous ne prenons pas assez de temps pour expliquer et pour donner du sens. Les collaborateurs quels que soient leur niveau hiérarchique ou fonction, peuvent comprendre les obligations de chacun. Il faut donner du sens sur la finalité de l’entreprise, sur ses activités : Pourquoi aujourd’hui je fais une réunion ? Pourquoi est-ce que je suis dérangé par ce collègue alors que nous devons éviter d’interrompre l’autre ?…

Les outils censés optimiser la gestion du temps en font-ils gagner ?

FZ : Les outils tels que l’informatique, les logiciels et les PDA font gagner du temps en général. Toutefois, le changement nécessite une phase d’adaptation. La première réaction consiste à dire que c’était mieux avant. L’adaptation sera plus ou moins longue selon les individus. Certains ne se poseront même pas de questions et d’autres resteront bloqués : cela pourrait entraîner un décalage. En outre, il y a une différence entre les outils qui sont personnels et ceux qui sont mutualisés. Si nous avons le choix, il faut opter pour l’outil qui nous correspond le plus, mais souvent c’est celui accepté par le plus grand nombre qui sera retenu. Cela nous demande parfois de sortir de notre zone de confort. Mais il faut se demander quelle est l’utilité de ces outils dans notre gestion des informations. Les décisions que nous prenons peuvent être de différentes formes. « Est-ce que je vais le faire tout de suite, plus tard ou pas du tout ? Les outils sont-ils exploités au maximum de leurs possibilités ? » Il y a une sous-utilisation des outils mis en place. Nous retrouvons une quantité d’informations sur l’intranet d’une entreprise et peu d’employés savent qu’elle est à leur disposition. A l’inverse, l’agenda partagé rencontre un grand succès auprès des entreprises.

L’activité de l’entreprise joue-t-elle un rôle ? Quels sont les besoins ?

FZ : Dans les entreprises, on met en place des outils et des formations dans ce domaine. Il y a une volonté et une prise de conscience. J’ai toujours été surpris par la détermination à mettre en place de nouveaux outils. De façon globale, je pense que cela concerne tous les types d’activités. Je suis intervenu aussi bien pour un fournisseur de logiciels que pour des entreprises d’activités manuelles. La nécessité d’optimiser le temps de travail et de réfléchir sur le processus est propre à toutes les entreprises. Il faut s’adapter aux spécificités du métier.

La gestion du temps par logiciels nuit-elle aux échanges humains ?

FZ : L’aspect humain est très important. Nous sommes obligés d’optimiser notre temps et nos réunions. Le logiciel nous permet de moins nous déplacer. Les individus ont besoin de contacts humains et d’échanges pour rester motivés. Les managers décident de mettre en place des réunions. Même si ces dernières sont courtes, le but est d’avoir un moment d’échange. Il faut savoir utiliser les outils qui sont à notre disposition et en même temps, il ne faut pas oublier l’aspect humain : ce sont les hommes de l’entreprise qui vont mettre en place ce que vous avez décidé en tant que manager. L’être humain a besoin de comprendre le sens de ses actions. Il y a une notion de plaisir aussi qui est importante.

Quels sont les freins dans l’optimisation de la gestion du temps ?

FZ : Pour les entreprises, le frein réside dans la communication et le relationnel entre les personnes : les freins sont humains. Quand nous discutons de la mise en place d’un nouvel outil, c’est bien le facteur humain qui va être la variable d’acceptation ou non. Il faut prendre en compte les aspects humains tels que le mécontentement, la colère, la tristesse, la peur… Un chef d’entreprise doit être attentif aux émotions de ses collaborateurs pour avancer.

Avez-vous des astuces pour gérer au mieux votre temps au travail ?

FZ : Dans mon agenda, je prévois un moment de réflexion pour planifier le lendemain. Il faut visualiser sa journée. Votre cerveau acceptera mieux le futur. En encourageant les gens à visualiser le pire, cela les prépare à faire face à tout type d’événement. Il faut oser demander. Beaucoup de gens n’osent pas poser les questions. C’est le cas en réunion professionnelle. Nous avons peur de la réaction des autres. Poser une question, peut rendre service à quelqu’un d’autre. Il est possible que votre question reçoive un non pour réponse. Le fait de s’y préparer à l’avance, permet de réagir différemment. Nous pouvons accepter le non mais nous pouvons aussi revenir à la charge en expliquant que cette question est importante. Nous avons parfois des réactions spontanées qui nous dépassent et qui ne sont pas en accord avec ce que nous sommes. Le non n’est pas forcément définitif, l’interlocuteur a peut-être besoin d’un moment pour assimiler le message. Il ne faut pas avoir pour croyance que nous recevrons toujours un non.

Comment voyez vous évoluer la notion du temps ?

FZ : Je pense que la visiophonie va se développer, cela va faire évoluer les échanges. Par contre, les principes de gestion du temps ne vont pas changer. Lorsque nous sommes en réunion physique ou virtuelle, il ne faut pas être dérangé par l’extérieur. Le danger qui nous guette, est d’être de plus en plus sollicités. Nous risquons de basculer dans un mode de zapping. La somme des connaissances disponibles est considérable. Les gadgets à notre disposition sont de plus en plus nombreux. Il y a un danger de perdre de vue nos priorités. Plus nous avons d’outils et de logiciels à notre disposition et moins nous consacrons de temps à chacun. La priorité des priorités est de revenir à ses propres priorités.

Le témoignage très enrichissant de Francis ZENTZ nous ouvre la voie à une gestion du temps efficace, dans un mélange harmonieux entre vie professionnelle et personnelle.

Il nous incite à travailler sur nous-mêmes en identifiant nos objectifs et en mettant en œuvre les moyens de les atteindre. Francis ZENTZ par la richesse de son parcours, nous donne envie de faire un travail d’introspection pour améliorer notre qualité de vie et notre efficacité au quotidien.

Les propos pertinents de Francis ZENTZ sur la gestion du temps, son expérience et sa perception des choses, nous amènent à considérer une citation de Martin Luther King : « Ce qui importe ce n’est pas le temps que nous vivons mais ce que nous faisons avec le temps qui nous est accordé ».

Propos recueillis par Florian Surrier ©SYMATOP SAS